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浅议集中采购办公设备效率和质量

2019-09-14 06:56

  自我国颁布《中华人民共和国法》以来,政府采购模式以逐渐完善并被预算单位▲●…△接纳。因为政府采购涉及货★◇▽▼•物、服务、工程等各个方面,预算单位从项目储备、编制预算、项目执行、验收、决算等各个环节都要涉及政府采购◇=△▲领域,尤其因为日常办公用设备多种品目被列入政府采购集中采购范围,因此政府采购的概念已深入到每一位预△▪▲□△算单位工作人员的头脑当中,无论何种行业何种岗位,政府采购都成为日常工作中不得不考虑的因素。

  《中华人民共和国实施条例》(下文简称《实施条例》)第四条阐明“政府采购法所称集中采购,是指采购人将列入集中采购目录的项目委托集中采购机构代理采购或者进行部门集中采购的行为”。集中采购又分为批量集中采购和非批量集中采购。《实施条例》第二十四条指出“列入集中采购目录的项目,适合实行批量集中采购的,应当实行批量集中采购,但紧急的小额零星货物项目和有特殊要求的服务、工程项目除外。”

  《中央预算单位2011-2012年政府集中采购目录及标准》中明确规定26种货物类项目、1种工程类项目、7种服务类项目必须按照规定委托集中采购机构代理采购,其中涉及到预算单位常用办公设备的包括计算机,软件,网络设备,复印机,一体机,打印机,文印设扫描仪,投影仪,传真机、碎纸机、摄像机、电视机、冰箱、移动★-●=•▽存储设备、照相机、空调、音视频会议设备等。

  《中央预算单位2013-2014年政府集中采购目录及标准》中明确规定23种货物类项目、4种工程类项▪▲□◁目、8种服务类项目必须按照规定委托集中采购机构代理采购,其中预算单位常用办公设备删减了音频会议设备、文印设备、移动存储设备、照相机、摄像机等,新增了显示器。

  《中央预算单位2015-2016年政府集中采购目录及标准》中明确规定20种货物类项目、4种工程类项目、9种服务类项目必须按照规定委托集中采购机构代理采购,其中预算单位常用办公设备删减了显示器、碎纸机、电冰箱,新增音视屏会议设备。

  《中央预算单位2017-2018年政府集中采购目录及标准》中明确规定18中货物类项目、4中工程类项目、7种服务类项目必须按照规定委托集中采购机构代理采购,其中办公设备类删减了传真机、电视机。

  历年集中采购办公设备品目中,计算机、打印机、复印机为批量集中采购,其他办公设备品目可采用协议供货等非批量集中采购方式进行采购。由历年来政府集中采购▼▲目录来看,其中涉及的必须委托集中采购机构代理的办公设备种类几乎涵盖了常用办公设备的所有品目,也就是说预算单位大部分的办公设备配置都需要经过政府采购集中采购方式,委托集中采购代理机构采购;并且使用频率最高的计算机、打印机则必须使用批量集中采购方式采购。由于现代办公系统和办公方式很大程度上依赖办公设备,因此集中采购的办公设备的效率和质量密切关系到预算单位的工作效率。

  集中采购办公设备在一定程度上起到了加强预算管理,提高办公设备统一配置和合理化控制,规避预算单位采购系统贪污受贿的风险,大大节约了办公设备采购成本的作用。并且,为了完善批量集中采购执行,充分发挥集中采购的规模及价格优势,提高了采购效率和效果,财政部于2016年发布一条预算单位批量集中采购有关工作的通知(财办库[2016]425号),建立批量集中采购和协议供货价格联动机制,将协议供货采购设备的数量提高到上年同类商品的30%。该条政策扩大了非批量集中采购计算机、打印机等需求量大且需求多样化的办公设备的☆△◆▲■采购弹性,在一定程度上提高了预算单位对计算机、打印机设备的需求满足程度。

  如上图所示,实施条例规定的政府采购程序是合理且规范的,但是忽略了预算单位实际采购设备时,设备使用人从提出设备需求到实际收到设备的过程。这个过程一般要经过“提出需求-上报批准-上报单位政府采购机构-上报计划-政府采购程序-供货商送货-验收入库-安装使用”。以水利部实◆◁•际采购经验为例,从使用人提出设备需求开始,到实际收到设备上手使用,批量集中此采购一般需经过2-3个月的时间,非批量集中采购需1个月的时间。这个采购周期,对于设备需求人来说,过于漫★△◁◁▽▼长,极有可能在此期间延误工作。

  《采购目录》中对列入品目的办公设备没有做设备配置标准的要求,只提出了集中采购限额标准,如“单项或批量采购金额在5万元以上的多功能一体机”必需集中批量采购等。但是,按照国管局发布的办公设备配置标准,明确了常用办公设备如计算机、打印机、复印机、扫描仪、一体机、传真机、碎纸机等配□◁置标准。因此,两个政策标准常△▪▲□△常产生矛盾,使得在填报政府采购预算时,一面要适应政府采购标准,一面要顾及办公设备配置标准;再者因为集中批量采购设备中标金额始终低于预算计划金额,因此造成的设备采购预算的浪费现象。

  以便携式计算机为例。《中央行政单位通用办公设备配置标准》中规定便携式计算机采购标准上限为7000元/台,采购单位以该标准上报采购便携式计算机预算。而根据《中央国家机关2018年便携式计算机批量集中采购项目-2季度成交公告》中显示,该适配标准的便携式计算机中标价仅为4800元/台。平均每台便携式计算机浪费预算2200元/台。

  目前为止,政府采购的电子办公设备,尤其是批量采购的电子办公设备的质量仍然是被广大使用人病垢的重点。产生这个现象的原因主要是因为批量集中采购的采购模式导致的。批量集中采购的模式是采购中心汇集了各预算单位的采购需求,根据需求量发起竞争性磋商。而各预算单位上报采购预算则不得超过中央国家机关通用办公设备配置标准上限,因此采购预算受到了限制,中标价格也受到了限制。因此,中标的结果难免逼迫商家以降低成本为对策提高利润,导致产品质量相对低下。

  产品质量欠缺自然引起使用人对产品售后服务的需求量大增,然而售后服务也成为广大使用人的另一个病垢重点。产生这一现象的主要原因是政府采购办公设备的使用人是遍及全国各地的预算单位工作人员,因此要满足所有使用人的售后服务要求,则需要生产厂家在全国各地都有售后服务网点,并且对预算单位使用人提供上门维修服务,要达到这个要求极大的提高了生产厂家的成本。

  两大使用频率最高的办公设备:计•□▼◁▼算机和打印机,在政府采购批量集中▲★-●采购品目里,被限定了有限的配置标准,目前,计算机的配置标准只有五种,打印机的配置标准只有四种,其他的高性能计算机配置、票据打印机配置等必须是特殊工作人群才能采购的。因此,对于像计算机、打印机这种使用范围极其广泛,使用频率极高的办公设备,配置标准○▲-•■□相对固化,难以满足因使用人群庞大而产生的需求弹性及需求多样化。再加上因国管局对预算单位办公设备配置数量的限制,使用人想以增加设备数量提高设备多样化需求的可能性也被堵死了,因此使用人对政府采购办公设备的多样性的需求更强烈。

  以台式计算机为例,中央政府采购中心规定的台式计算机配置共6种,包括高性能计算机配置1种、一般台式计算机配置3种,一体机配置2种。除去高性能计算机配置外,可供普通办公人员选择的配置只有五种。对比一般台式计算机和一体机配置可知,一般台式计算机配置二、配置三和一体机配置一、配置二相近,因此,排除计算机组装形态差异之外,台式计算机使用配置可共选择的只有3种,其中属配置一型的台式计算机配置标准最高。但该配置标准的台式计算机,依然很难满足预算单位广泛的、多样性的办公需求,尤其在信息系统普及,许多综合性信息系统软件开发使用的大环境下。例如,水利部开发的水利财务管理信息系统,在配置一型台式计算机上运行效率普遍受阻。

  针对以上提出关于政府采购办公设备诸多优缺点,本文提出以下几点建议,其目的在于坚持政府采购方针政策和原则不变的前提下,能够提高使用人的办公效率。

  建•☆■▲议计算机、打印机这种使用▷•●频率高的办公设备采用协议供货方式采购,即能极大地缩短采购周期的问题,又能够使使用人根据自己的实际需求采购满意的型号,提高需求弹性。

  中标供应商提供的办公设备质量普遍较低,这种现象产生的原因之一是,办公设备采购中标价格限定了中标商的成本,而办公设备采购中标价格在很大程度上受到了中央国家机关通用办公设备配置标准的限制。因此,适当提高办公设备购置标准,增加办公设备采购招标预算,那么办公设备采购中标价也可以适当提高。供应商利益空间适当增加,及能在一定程度上保障供应的办公设备的质量。

  政府集中采购对办公设备没有明确的价格和数量要求,但是预算单位采购办公设备要严格按照国管局的固定资产配置标准去配置,因此建议政府采购办公设备及其他固定资产的采购标准和国管局的固定配置标准相匹配,可有效提高预算单位的资产管理。

  参考资料:1.中央预算单位历年政府采购集中目录及标准。2.关于进一步做好中央预算单位批量集中采购有关工作的通知 财办库[2016]425号文3.中华人民共和国政府采购法实施条例4.中央行政单位通用办公设备家具配置标准 财资[2016]27号文

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